Standard obvladovanja čistoče je proces. Gre za več fazen način vzpostavljanja sistema. Najpomembnejša je prva faza, ki Vam prinaša analizo stanja in predloge izboljšav. Le ta je cenovno ugodna, prinaša pa Vam strokovno mnenje naših strokovnjakov o šibkih točkah v sistemu. Gre za preventivo, ki je povečini cenejša od kurative. Prepričani smo, da si kot dober gospodar morate zagotoviti strokovno oceno, ki daje vpogled v napake v sistemu in v tiste točke, kjer so možni prihranki. Hkrati pa Vam podamo predloge, kako je mogoče odpraviti šibke točke. Tako lahko po taki oceni stanja takoj prenehate ponavljati napake, ki imajo dolgoročne negativne posledice za vaš sistem.
Vsak sistem je namreč tako močan, kot so močne njegove šibke točke. Vse ostale faze standarda so stvar dogovora in stvar ocene.

Koncept se je skozi leta spreminjal in dopolnjeval v skladu z spremembami sanitarnih smernic in izkušenj na področju čistoče in higiene. Izhajamo iz nevidnega konflikta interesov med izvajalci čiščenja v neki ustanovi in vodstvom take ustanove. Cilj vodstva je visok nivo čistoče in higiene v objektu, cilj izvajalcev čiščenja pa je čim lažje in čim hitreje opraviti svoje delo. Ta konflikt navadno pripelje do ne konstantnega in ne dovolj visokega nivoja higiene v ustanovi. Pri oblikovanju standarda se vedno upošteva želje in probleme naročnika ter izkušnje čistilk, ki jih s pomočjo strokovnjakov v podjetju Barjans spremenimo v celovite rešitve.

Sestava Standarda obvladovanja čistoče:

1. Začetna presoja in predlog izboljšav

V prvi fazi ugotovimo dejansko stanje čistoče in higiene v ustanovi. Opazuje se tehnologija čiščenja, postopki čiščenja, ter kakšna čistila in pripomočki se uporabljajo. Opravimo teste nivoja higiene, s pomočjo brisov na snažnost. Vse pridobljene informacije nam služijo, da poiščemo kritične točke v sistemu čiščenja in predlagamo izboljšave.
Presoja je mnenje sanitarnega inženirja o trenutnem sistemu čiščenja.

2. Organizacija dela

V procesu čiščenja predstavlja največji strošek delovna sila, zato se zavedamo, da prava organiziranost izvajalcev čiščenja pomeni največji prihranek.
- Določimo število potrebnih izvajalcev čiščenja po veljavnih normativi. Pomemben pokazatelj je kvadratura čiščenja, predvsem pa čas čiščenja, ki smo ga določili na podlagi izkušenj čistilnih servisov;
- Pripravimo optimalni delavnik izvajalcev, kjer je razvidno ob kateri uri se čisti določen prostor. S tem si olajšamo kontrolo;
- Določimo obseg nalog in odgovornosti, opredelimo vlogo izvajalcev čiščenja v sistematizaciji zaposlenih v ustanovi ter definiramo njihov odnos do drugih zaposlenih v inštituciji;
- Izračunamo povprečno porabo čistil na mesečni ravni.

3. Načrti in tehnologija čiščenja

V tej fazi gre za določitev tehničnega dela procesa čiščenja. Glede na popis opreme in materiala površin določimo vrsto čistil, delovne raztopine in potrebne pripomočke za čim lažje in pravilno čiščenje. Z naročnikom in v nadaljevanju s čistilnim osebjem se dogovorimo za pogostost čiščenja posamezne opreme v prostorih, ter definiramo pravilne postopke čiščenja za določene tipe umazanij in materialov.
Predstavljajo podlago za vzpostavitev kontrole.

4. Uvajanje sistema

Na koncu poskrbimo tudi za uvajanje sistema v prakso. Zavedamo se, da vzpostavljen sistem na papirju še ne pomeni rezultatov v praksi. V ta namen pripravimo predavanje za izvajalce čiščenja, kjer s praktičnim prikazom čiščenja poskrbimo, da so izvajalci čiščenja usposobljeni za naloge, ki so jim s SOČ naložene. Znanje izvajalcev čiščenja se po predavanju preveri, preverjanje pa nagradi z diplomo. Celotno delovno gradivo, v izvajalcem čiščenja razumljivi obliki, se v pisni obliki preda izvajalcem čiščenja za morebitno rabo.
 

5. Vzpostavitev sistema nadzora

Za učinkovit sistem nadzora je potrebno najprej vzpostaviti sistem beleženja. V standardu poskrbimo, da vsak izvajalec čiščenja svoje opravljeno delo zabeleži v obrazce beleženja, ki jih postavimo v vsak prostor v objektu. Natančno beleženje izvajanja čiščenja je osnova, da lahko ugotovimo, kako kvalitetno je bilo delo opravljeno in kdo je odgovoren za morebitna odstopanja v primerjavi z vzpostavljenim SOČ. Monitoring predstavlja pisno vez med izvajalci in med kontrolorjem.
Na podlagi vsega naštetega vzpostavimo sistem nadzora, ki se lahko izvaja na dva načina:

5.1. Notranji nadzor: Notranji nadzor opravljajo nadrejeni izvajalcem čiščenja, navadno nekdo iz vodstva ustanove. Nadzornika usposobimo, da zna opravljati svojo nalogo, pripravimo pa tudi proceduro kontrole, kjer zapisuje ugotovljena dejstva, ki so podlaga za nadaljnje ukrepanje. Kontrola je ciljana, da kontrolor v najkrajšem možnem času preveri delo izvajalcev in učinkovita, saj zaobjame celotni proces čiščenja.

5.2. Zunanji nadzor: Zunanji nadzor izvajamo mi. Naši strokovnjaki periodično izvajajo nadzor dela izvajalcev čiščenja, ki jih podkrepi tudi z brisi na snažnost. Pri zunanjem nadzoru gre lahko za nadomeščanje notranjega nadzora ali pa samo nadgradnjo le tega – dodaten nadzor. Z zunanjem nadzorom skrb za delovanje sistema čiščenja prevzamemo mi.

6. Ekonomika

Ta del predstavlja predstavitev sistema čiščenja v realnih številkah. Z ekonomiko ugotovimo potreben čas dela, število potrebnih čistilk ter konkretne stroške v določenem časovnem obdobju. Uporabljene so različni parametri: površina, tip prostora, tip materiala, aktivnosti, frekvence, cena delovne sile, čas,… Ekonomika tako omogoča stranki ugotovitev dejanskih stroškov, optimizacijo stroškov za želeni nivo čistoče ter planiranje in nadzor nad stroški v želenem časovnem obdobju.